Tre azioni per migliorare il sistema informativo in azienda. Ne parla Giuseppe Terzo Lo Parrino, esperto in trasformazione digitale, amministratore dell’azienda Dbway Srls ed autore del libro Mindset della trasformazione digitale.
Migliorare l’organizzazione di una piccola impresa che ancora non dispone di un sistema informativo è un passo cruciale per la sua crescita e efficienza. Iniziare con soluzioni pratiche e propedeutiche può facilitare una successiva transizione verso un sistema più strutturato. Vediamo tre approcci che possono essere implementati gradualmente. Condivisione delle informazioni Un primo passo fondamentale consiste nell’adozione di strumenti digitali di base per la comunicazione e la collaborazione. Spesso, la mancanza di un sistema informativo si traduce in una gestione delle informazioni frammentata, con comunicazioni che avvengono tramite email personali o messaggi informali. Introdurre strumenti gratuiti come Google Workspace (con Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets) o Microsoft 365 Basic
(con Outlook, OneDrive, Word, Excel online) può centralizzare la comunicazione, la
gestione dei documenti e la pianificazione delle attività. Un calendario condiviso, ad esempio, permette a tutti i membri del team di essere aggiornati sugli appuntamenti e le
scadenze, mentre l’utilizzo di un drive condiviso facilita l’accesso e la collaborazione sui
documenti, eliminando la necessità di inviare continuamente allegati via email. Questo
approccio non solo migliora l’ efficienza operativa quotidiana, ma crea anche un ambiente
digitale più strutturato, preparando il terreno per l'adozione di software, e altre tecnologie
digitali. più specifici in futuro.
Gestione delle attività
L’ottimizzazione della gestione delle attività e dei progetti è la seconda area in cui è
possibile introdurre metodologie semplici e strumenti gratuiti per tracciare il lavoro e
rispettare le scadenze. L’utilizzo di software come Trello o Asana nella loro versionegratuita può c consentire di creare bacheche virtuali per organizzare le attività in "liste" (ad
esempio, "da fare", "in corso", "completato") e assegnare compiti ai membri del team, definendo scadenze e aggiungendo allegati. Immagina una piccola agenzia di marketing: potrebbe utilizzare Trello per gestire le diverse fasi di una campagna pubblicitaria,
assegnando a ciascun membro del team le proprie responsabilità e monitorando
l’avanzamento del lavoro. Questo non solo rende più trasparente lo stato dei progetti, ma
introduce anche una cultura della pianificazione e del monitoraggio che sarà preziosa con
l’implementazione di un sistema informativo più complesso.
Processi aziendali
Infine, un terzo aspetto cruciale è la semplificazione e la standardizzazione dei
processi aziendali. Prima di implementare un sistema informativo, è fondamentale capire
come l’azienda opera e identificare le aree in cui i processi sono inefficienti o non ben
definiti. Questo può essere fatto attraverso semplici diagrammi di flusso realizzati con
strumenti gratuiti come draw.io o Lucidchart (nelle loro versioni gratuite). Mappare i
processi di vendita, di gestione degli ordini o di assistenza clienti permette di visualizzare
chiaramente le fasi, i responsabili e i punti critici. Ad esempio, analizzando il processo di
gestione degli ordini, si potrebbe scoprire che la mancanza di un modulo standardizzato
porta a errori e ritardi. Creare un modello di ordine standard, anche utilizzando
semplicemente un foglio di calcolo condiviso su Google Sheets o Excel online,
rappresenta un primo passo verso la standardizzazione. Questa attività di analisi e
semplificazione non solo porta benefici immediati in termini di efficienza, ma fornisce
anche una base solida per definire i requisiti di un futuro sistema informativo, assicurando
che questo risponda effettivamente alle esigenze specifiche dell’azienda. Implementando gradualmente queste tre soluzioni, la piccola impresa può migliorare significativamente la propria organizzazione, adottare una mentalità digitale e prepararsi in modo più efficace all’introduzione di un sistema informativo completo in futuro.
Non ci sono scuse, è possibile avviare un processo di digitalizzazione aziendale con investimenti contenuti e software dall’utilizzo semplice e facilmente reperibile. Con una buona guida e la volontà di abbracciare nuove modalità di lavoro, anche la più piccola impresa può compiere passi significativi verso una gestione più efficiente e organizzata. L’adozione graduale di strumenti digitali per la comunicazione, la collaborazione e la gestione delle attività, unita all’analisi e alla semplificazione dei processi esistenti, rappresenta un investimento strategico nel futuro dell’azienda. Questi primi passi non solo portano benefici immediati in termini di produttività e riduzione degli errori, ma creano anche una solida base per l’integrazione di sistemi informativi più avanzati in futuro, garantendo una transizione più fluida e consapevole verso una completa trasformazione digitale. Intraprendere questo percorso con metodo e gradualità è la chiave per dotare anche le realtà più piccole degli strumenti necessari per competere e prosperare nell’attuale scenario economico.
Giuseppe Terzo Lo Parrino
Autore del libro Mindset della trasformazione digitale, Falletta editore (To)
